取引先から訃報の連絡を受けた場合の対応方法は？流れを徹底解説！

パソコンや携帯電話の普及に伴い、メールで訃報の連絡が行われるようになりました。葬儀に参列をする場合は、参列したい旨を伝えて香典を用意して、葬儀に参列をしましょう。

その一方で、葬儀の参列辞退をする場合は、供花や弔電を手配して哀悼の意を示します。実際に、訃報の連絡を受けたら、どのような流れで手続きをすべきなのかを把握しておきましょう。

取引先からの訃報連絡の返信の仕方

取引先から訃報の連絡をされたら、速やかに連絡を入れましょう。取引先の方は、葬儀の手配などに追われています。そのため、直接電話をかけるのは避けて、メールでお悔やみの言葉を述べてください。また、葬儀の参列についての返事をしましょう。

取引先から訃報連絡を受けた後の手続き

実際に、訃報の連絡を受けた場合は、どのような段取りで手続きをすればよいのでしょうか？ここでは、取引先から訃報連絡を受けた後の手続きの流れをご紹介します。

上司に報告をする

取引先から訃報の知らせを聞いたら、上司に報告をしてください。葬儀に参列をするか確認します。訃報は重要な知らせのため、報告前に下記の点をまとめておきましょう。

故人の氏名	取引先の方が亡くなったのか？ 取引先の方の家族が亡くなったのか？
葬儀の有無	葬儀は行われるのか？ 一般葬なのか？社葬なのか？
葬儀の日程	いつ、葬儀は行われるのか？
喪主名	葬儀の喪主は誰が行うのか？
供物や供花、ご厚志の辞退	供物や供花を送っても平気であるのか？ ご香典を渡しても問題はないのか？

社内規定を確認する

上司に報告をした後は、総務部が管理をしている社内規定を確認してください。弔事の対応についてルールが定められているはずです。

・弔電や供花、香典の差出人名義をどうすればよいか
・どこの部署に弔電の手配を依頼すればよいか
・どの程度の供花を手配すればよいか

上記に該当する弔事の対応方法について確認してください。葬儀の有無に関係なく、供物や供花、ご香典を準備する際に必要な情報が記載されています。

供花や弔電などを準備する

葬儀の参列を辞退する場合は、供花や弔電を手配して弔意を届けましょう。これらを手配する場合は、宛名を間違えてはいけません。

しかし、取引先の方のご遺族と接点がないことが多いため、宛名の書き方に悩んでしまうでしょう。このような悩みを抱えたら「（故）××××　ご遺族様」と記載するのがよいです。

（※一般葬ではなく社葬が行われる場合は、「株式会社××××　（故）××××　葬儀責任者様」と宛名を記載します。）

取引先の訃報の連絡でよくある質問

最後に、取引先の訃報の連絡でよくある質問をご紹介します。

Q.香典の金額はどれぐらいがよいですか？

取引先に渡す香典の費用相場は、相手との関係性によって変わります。一般的な平均費用相場は、下記の通りです。

・取引先の代表取締役：30,000円
・取引先の担当者：10,000円
・ご遺族の方：10,000円

Q.参列できない場合の正しい断り方はありますか？

取引先の方に失礼がないように、慎重に言葉を選ぶ人がいます。しかし、相手は葬儀の手配などで慌ただしくしているはずです。

参列者リストを作成しているため、参列できない場合は、速やかに連絡を入れてあげましょう。「やむを得ない事情がありまして。」と手短に参列辞退する旨を伝えてください。

Q.お悔やみの文の書き方を教えてもらえますか？

お悔やみのメールを送りたい方は、下記のテンプレートをご利用ください。

件名：お悔やみ申し上げます（株式会社〇〇〇〇　〇〇部〇〇〇〇）

××××株式会社　××部　××××様

このたびは□□様の訃報に際し　大変驚いています

心より哀悼の意を表します

本来ならば　お目にかかりお悔やみを申し上げたいところですが

略儀ながらメールにて失礼いたします

心よりご冥福をお祈りいたします