取引先から訃報の連絡を受けた場合の対応方法は？流れを徹底解説！
パソコンや携帯電話の普及に伴い、メールで訃報の連絡が行われるようになりました。葬儀に参列をする場合は、参列したい旨を伝えて香典を用意して、葬儀に参列をしましょう。
その一方で、葬儀の参列辞退をする場合は、供花や弔電を手配して哀悼の意を示します。実際に、訃報の連絡を受けたら、どのような流れで手続きをすべきなのかを把握しておきましょう。
取引先からの訃報連絡の返信の仕方
取引先から訃報の連絡をされたら、速やかに連絡を入れましょう。取引先の方は、葬儀の手配などに追われています。そのため、直接電話をかけるのは避けて、メールでお悔やみの言葉を述べてください。また、葬儀の参列についての返事をしましょう。
取引先から訃報連絡を受けた後の手続き
実際に、訃報の連絡を受けた場合は、どのような段取りで手続きをすればよいのでしょうか？ここでは、取引先から訃報連絡を受けた後の手続きの流れをご紹介します。
上司に報告をする
取引先から訃報の知らせを聞いたら、上司に報告をしてください。葬儀に参列をするか確認します。訃報は重要な知らせのため、報告前に下記の点をまとめておきましょう。
故人の氏名 |
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葬儀の有無 |
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葬儀の日程 |
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喪主名 |
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供物や供花、ご厚志の辞退 |
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社内規定を確認する
上司に報告をした後は、総務部が管理をしている社内規定を確認してください。弔事の対応についてルールが定められているはずです。
・弔電や供花、香典の差出人名義をどうすればよいか
・どこの部署に弔電の手配を依頼すればよいか
・どの程度の供花を手配すればよいか
上記に該当する弔事の対応方法について確認してください。葬儀の有無に関係なく、供物や供花、ご香典を準備する際に必要な情報が記載されています。
供花や弔電などを準備する
葬儀の参列を辞退する場合は、供花や弔電を手配して弔意を届けましょう。これらを手配する場合は、宛名を間違えてはいけません。
しかし、取引先の方のご遺族と接点がないことが多いため、宛名の書き方に悩んでしまうでしょう。このような悩みを抱えたら「（故）×××× ご遺族様」と記載するのがよいです。
（※一般葬ではなく社葬が行われる場合は、「株式会社×××× （故）×××× 葬儀責任者様」と宛名を記載します。）
取引先の訃報の連絡でよくある質問
最後に、取引先の訃報の連絡でよくある質問をご紹介します。
Q.香典の金額はどれぐらいがよいですか？
取引先に渡す香典の費用相場は、相手との関係性によって変わります。一般的な平均費用相場は、下記の通りです。
・取引先の代表取締役：30,000円
・取引先の担当者：10,000円
・ご遺族の方：10,000円
Q.参列できない場合の正しい断り方はありますか？
取引先の方に失礼がないように、慎重に言葉を選ぶ人がいます。しかし、相手は葬儀の手配などで慌ただしくしているはずです。
参列者リストを作成しているため、参列できない場合は、速やかに連絡を入れてあげましょう。「やむを得ない事情がありまして。」と手短に参列辞退する旨を伝えてください。
Q.お悔やみの文の書き方を教えてもらえますか？
お悔やみのメールを送りたい方は、下記のテンプレートをご利用ください。
件名：お悔やみ申し上げます（株式会社〇〇〇〇 〇〇部〇〇〇〇）
××××株式会社 ××部 ××××様
このたびは□□様の訃報に際し 大変驚いています
心より哀悼の意を表します
本来ならば お目にかかりお悔やみを申し上げたいところですが
略儀ながらメールにて失礼いたします
心よりご冥福をお祈りいたします
コンシェルジュの紹介
24時間365日対応。いざというタイミングだけではなく、将来の不安解消や、後々の相続のご相談も承ります。
最近では一日葬や直葬など、「できるだけ簡素に見送りたい」というご要望を特に多くいただきます。
しかし、「予算を抑えたい」「故人の遺志だから」という理由だけで深く考えずに決めてしまうと、思わぬトラブルが発生し、後悔や心労の残るお別れになりかねません。
葬儀の規模や内容の決定にあたっては、
故人様の遺志のみならず、ご親族の意向や、故人様の交友関係、菩提寺とのお付き合いなど、
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